バックオフィス効率化のコツ（コスト・作業時間を最小限にするために）

経理の用語説明

• 記帳→決算→税務申告の流れと意味
  • 記帳（日々の取引を１つ１つ「仕訳という単位で起票処理すること」）
  • 決算（仕訳を集計して、最終処理を加えて試算表・PLBSといった決算書をつくること）
  • 申告（決算書をベースに、会計を税務のルールにしたがって組み替えて税金計算をすること）
• 支払方法の区分
  • クレジットカード払い＝“会社の”クレジットカードで支払った取引
    • 個人のクレジットカードで支払った場合は一般的に『立替払い』になります
  • 銀行振込＝“会社の”銀行口座から振込支払した取引
  • 立替払い＝個人/家族等、会社以外のクレジットカードや、個人（役員/従業員など）の現金、交通系ICカードなどで立替払した取引
  • その他＝“会社の”デビットカードなどで支払った取引など
• 証憑とは
  • 取引を裏付ける（証明する）証拠のこと。
    • 売上なら請求書とか取引内容の詳細が書かれた契約書など。
    • 仕入・経費ならレシートや請求書など。
  • 取引相手（支払先）、金額、日付、目的、内容（同行者・贈答先）等が記載されていることが大事
    • 単なるメールのスクショなどはNG。
    • 銀行通帳も、それだけでは情報不十分で証憑としては弱い。
    • クレカ明細は、法人税法上はOKだが、税額がわかわないので消費税法だとNG。
    • デビットカード明細は、基本的に情報が少ないので基本アウト[デビットの利用自体が非推奨]。
• 証憑の区分
  • 紙証憑：手書きの領収書など、取引先から紙でもらった証憑
    • 電子証憑を自分で印刷したものは証憑として認められないので行わないこと
    • 紙証憑を電子化する場合も捨てずに保管が推奨
  • 電子証憑：①自分達が電子的方法（メール添付、DLリンクなど）に送った証憑のこと（PDF、エクセルなど）、②紙以外の方法で自分達が受け取った証憑
    • 電子帳簿保存法がスタートしたことによって印刷保存などが認められなくなった（改ざんログの残るストレージ保管を一定期間内に保管する必要がある）。
    • 取引先から電子メールでもらったPDF・エクセル等や、自分でダウンロードした電子ファイルなどの証憑が該当。

経理事務作業を効率的に進めるコツ

• 証憑は定期的に区分保管を徹底
  • ついつい後回しになりがちな証憑（紙証憑、電子証憑）の保管ですが、きちんと支払方法別に分けて保管しないと、月末の作業時に証憑がごちゃ混ぜになってしまい、内容究明の手間がかかってしまうので、レシートなどは受け取ったタイミングで、支払方法別のプラスチックボックスなどでしっかり保管しておきましょう。
  • 経費管理アプリや、MF business クレジットカードアプリなどを使うと、証憑を受け取ったタイミングで写真をとってしまえば、後々区分に困ることが減るのでおすすめです。
• 口座は必要最小限で
  • ビジネスが拡大すると取引先などの関係から口座数は増えがちです。しかし、こうした口座も整理していかないと、気が付くと「あれ、この口座ってなんのために使っているんだっけ」という休眠口座のようなものも増えてしまい、管理工数の観点だけでなく、リスク管理上もよくありません。定期的に整理しましょう。
  • 特定の取引情報だけを集約して確認する口座があると便利な場合、入金口座や出金口座を設定するのも一つの手です。（例えば、月100件以上ある売上入金のための口座など）
  • 他方で、口座が増えると、資金移動や振込などで余計な時間や振込手数料もかかるので注意しましょう。
• 支払方法はなるべくクレカ利用を推奨
  • クレカ支払だと摘要欄に店の名前等が丁寧に入力されるパターンが多いため、後から支出明細を見たときに、何に使ったのかわかりやすいというメリットがあります。
  • デビットカードは基本的にこうした明細がわかりづらい場合が多いので、非推奨です。
• 小口現金はなるべく使わない
  • 配送料など、どうしても現金が必要な場合もありますが、そうしたときも基本的には会社の小口現金を使わずに、役員/従業員立替によってクラウド経費などの経費管理ソフトで対応する方法が推奨されます（紛失リスクや業務ミスのリスクが減る上に、小口現金出納帳などの工数も減るため）。
• AmazonはAmazon Business（無料）を推奨
  • 法人割引やワークフローなどのメリットもありますが、費用明細を一気にCSVで、期間指定してダウンロードできるようになるのが便利です。