見積書・初回請求書

見積書作成～送付

作成者と送付先

見積書作成の流れ：MK→顧客

見積書の作成

• サイドバーの「見積書」の横にある「＋」ボタンを押すと、以下の見積書作成画面が出てくるので、「作成画面」、「詳細設定」、「テンプレート切り替え」の３つのタブが表示されていることを確認する。

作成画面タブ_備考以外

• 「明細」・「備考」・「有効期限」以外の項目につき以下の通り入力する
  • 取引先
    • 事前に取引マスタ追加を行っているため、会社名の一部を入力すると、取引先候補の一覧が出てくるため、そこから選ぶ
    • 「取引先を追加」ボタンは使わない。（既に追加しているため）
  • 件名
    • 原則なんらかが記載されるが必須ではない
      • 初期費用/その他の区分などが記載される
        • 請求書の場合は『〇月分』などの件名が基本的には入るが、見積書の場合は特記したい内容がなければ空欄になる場合もある
      • 記載する場合は、〇〇のお見積りにつきましてとして、誤解を招かない名称にすること
  • その他
    • 見積書番号・発行日、および取引先詳細はデフォルトのまま変更しなくてよい
    • 「タグ」と「メモ」は非使用。
• 「明細」につき以下の通り入力する
  • 品目
    • 品目マスタが既に登録されているので、品目をサジェスト検索から選ぶ
      • プルダウンだと100件までしか出てこない上に見づらいため、メニュー名を数文字打ってサジェストで出てきた品目マスタの項目から選ぶ
      • 品目の無許可変更はNG。品目変更が必要な場合は、必ず上長に依頼して、一括でCSVで変更を行う
  • 単価・数量・単位・詳細
    • いずれも品目を選ぶと基本的には自動で設定される
      • 詳細はそもそも使っていない。
    • 単価について
      • 品目マスタの一部は個別見積になり単価が空欄となるため、金額を入力する。
      • 『共通：キャンペーン・割引額』は金額にマイナスを付けること。
    • 数量・単位
      • 品目マスタの一部は数量・単位が空欄となるため、数量・単位を入力する。

【品目の直接入力】品目を直接入力すると、その内容を品目マスタに登録させようとする画面がさりげなく出現する。意図せずクリックしやすい見た目で、何度も過去にうっかり登録が発生したため、ブラウザでの品目マスタ登録を禁止するだけでなく、品目の直接入力もNG。

【明細の順序】特に決まりはないが、『共通』や『割引』が入るときは、一番最後にもってくるべき

• 「備考」につき以下の通り入力する
  • 特にルールは存在しない
• 「有効期限」につき以下の通り入力する
  • デフォルトでは月末となっているが、2週間を切っている場合は、2週間～1か月後あたりで手入力で修正する。（請求書ではなく見積書のため）

作成画面タブ_備考

• デフォルトでテキストの枠組みだけ表示されるようになっているため、具体的な入力内容を、本マニュアルの【見積書備考テンプレート】タブをコピーして記載する
• テンプレート以外にも記載した方が良い項目があれば、追記することも可能だが、基本的には見積書送付のときのメール本文を利用する

詳細設定タブ

• デフォルト設定のままでよい

テンプレート切替タブ

• デフォルト設定のままでよい

見積書送付の流れ：MK→顧客

• 見積書が完成したら（MFクラウド請求から直接送らずに）メールにて顧客送付する
• その際に、以下の部分をメール記載内容としておさえておく。
  • 士業独占領域については、別途士業から見積書を送る旨
  • 年次業務は決算が近づいてから別途見積もりをする旨
    • 顧客ニーズがある場合は、このタイミングで暫定金額を共有してもよいが、あくまでも暫定であるために確定しないことを伝える
  • 見積書価格の前提となる価格表を共有する旨
    • MK_価格表_new
• 例文は以下を参照する。これに加えて顧客に伝えておくべき事項も加える。
  • 定型メールテンプレ

Important【士業独占業務と見積書】見積書と請求書は、マルナゲカンリ株式会社が受託可能な部分のみしか送付できず、士業独占業務は士業から顧客に送付する必要がある。

請求書作成～送付

作成者と送付先

• MKから
  • MK→顧客
  • MK→プロパートナー
• プロパートナーから
  • プロパートナー→顧客
    • 対象はMK価格表にて個別見積になっている業務だけであり、全ての士業業務が対象になるわけではない

[手動]請求書作成の流れ：MK→顧客

請求書の作成（イチから作成する場合）

• サイドバーの「請求書」の横にある「＋」ボタンを押すと、以下の請求書作成画面が出てくるので、「作成画面」、「詳細設定」、「テンプレート切り替え」の３つのタブが表示されていることを確認する。

作成画面タブ

• 以下の通り入力する
  • 取引先
    • 既にマスタ登録している取引先を選択する
    • 取引先詳細は使用しない
  • 件名
    • 以下のような形で件名を入力する
      • 〇月分のご請求につきまして
      • 〇月～〇月分の経過月チェックのご請求につきまして
      • 初期費用のご請求につきまして
  • 明細
    • プルダウンから見積書と同じ内容を選択する
  • 請求日
    • デフォルトのままでよい
  • 支払期限
    • 基本的にデフォルトのままでよいが、初期費用などは5営業日後に手作業で変更する
  • 振込先・備考
    • デフォルトのままでよい
  • タグ・メモ
    • 使用しない

Important【初期費用の見積書・請求書】初期費用と月次費用の請求書は分ける混合すると、どこまでが毎月かかる費用なのか、などがわかりづらくなるため

詳細設定タブ

• デフォルト設定のままでよい

テンプレート切替タブ

• デフォルト設定のままでよい

請求書の作成（見積書を変換して作成する場合）

• 見積書の画面より、請求書に変換したい見積書を選択し、右側の「複製/変換」＞出てきた画面の「請求書」をクリックする

• 請求書が生成されるので、取引先、件名、支払期限を確認し、必要に応じて（イチから作成する場合）と同様に修正する

[自動]請求書作成の流れ：MK→顧客

• サイドバーの「毎月自動作成」＞「ひな形を作成」をクリック

• 以下の画面が出てくるので、基本的には（イチから作成する場合）と同様に作成する
  • 別途作業が必要な部分は以下
    • 件名：『##請求月##月分のご請求につきまして』と入力する
• 「保存」をクリックすると以下のような画面が出てくるので、周期が『毎月の1日』になっていることとあわせて、他の部分も問題がないことを確認したら、「設定を保存」をクリックする

Important【自動設定すべきもの/すべきではないもの】生成された請求書に手動修正を入れてから送付することも可能だが、基本的には何も修正を入れなくても送れる請求書を、自動生成の対象とすべきよって、初期費用や、個別見積になるようなもの、毎月発生する請求以外のもの、は自動設定に適していない

請求書送付の流れ：MK→顧客

• 時期が到来したら、MF請求書から直接顧客送付する
  • 送付後は契約管理シートに記載する
    • 契約・重要事項管理シート_v010