マネーフォワードクラウド人事管理｜使い方(操作方法[導入時]、初期設定マニュアル)

MFクラウド人事管理の導入準備（管理者の登録）

管理者の氏名・従業員番号の登録（最初の一人目の従業員登録）

• サイドバー「従業員」＞1人目として既に登録されている従業員をクリックして詳細画面を開く
  • 「従業員がありません」と表示される場合は、画面右上の「操作を選択してください」＞「一人追加」から、上記のパターンと同様に処理を進める

• 「本人情報」タブの「従業員」項目で「詳細」をクリック

• 「編集」をクリックして、従業員番号、氏名などを入力＞「保存」をクリック＞「従業員」画面で入力したデータが確認できるようになる
  • いったんは、情報登録はここまででよい

• この後の従業員情報の登録は、【従業員を登録する】のステップで行う

従業員を登録する

MFクラウド人事管理の組織とは

• クラウド人事管理の「組織」は、「組織構造」と「役職」の設定を行う機能を指す。

組織設定_組織構造の作成

※基礎情報シートに従って登録を進める

ブラウザ画面上で組織構造を作成する方法

• サイドメニューから「組織」を選択

• 「組織構造」タブで「履歴を追加」をクリック

• 「履歴を追加」画面で以下を設定し、「追加」をクリック
  • 適用開始日：組織を適用する日（操作日以前からの組織を追加する場合は、「1900/01/01」に設定）
    • 過去の未来のいずれも設定可能
  • 追加方法：組織構造を作成する

• 「＋」をクリックし、組織構造を作成する。

組織構造は組織名称に影響するため、上位組織から下位組織までの名称を繋げると所属組織名称となるよう作成する。
関連のない組織は別ツリーとして作成する必要がある。

CSVで組織構造を作成する方法

1. メニューから「組織」を選択＞「組織構造」画面で「履歴を追加」をクリック

3. 「履歴を追加」画面で以下を設定し、「追加」をクリックする。
   1. 適用開始日：組織を適用する日（操作日以前からの組織を追加する場合は、「1900/01/01」に設定）
   2. 追加方法：CSVをインポート

4. 「履歴の追加」画面で「エクスポート」をクリックし、ファイル形式を選択してファイルをダウンロード

5. ダウンロードしたファイルを開き、作成する組織構造を入力

6. 「履歴の追加」画面で「ファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択

7. インポートしたファイルのファイル名と、取り込んだ内容のプレビューを確認

8. 問題がなければ右上の「追加」をクリック

組織構造の編集・削除

CSVファイルでの更新では、組織を削除することはできない。
組織を削除して新たな組織を追加する場合、「更新」ではなく、「履歴の追加」をクリックして組織構造を作成する必要がある。

ブラウザ画面上で組織構造を編集・削除する方法

1. 「組織」画面で編集する組織を選択＞画面右の「操作を選択してください」をクリックし、「組織構造を編集して更新」または「削除」を選択して操作する。

CSVで組織構造を編集（更新）する方法

1. メニューから「組織」を選択＞更新する組織構造の適用開始日を選択し、「操作を選択してください」をクリックし、「CSVをインポートして更新」を選択

3. 「履歴の追加」画面で「エクスポート」をクリックし、ファイル形式を選択してファイルをダウンロード

4. ダウンロードしたCSVファイルを開いて情報を更新

5. 「履歴の追加」画面で「ファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択

6. 「インポート」画面で選択したファイルのファイル名と、取り込んだ内容のプレビューを確認

7. 問題がなければ右上の「更新」をクリック

役職の作成

1. メニューから「組織」を選択＞「役職」タブを選択する。

3. 「編集」をクリック＞「役職コード」「役職名」を入力＞「役職を追加」をクリック
   • 最低限、「代表取締役社長」は設定しておく
   • 役職コードは00から始めるコードにするとCSV取込のときに値変換（最初にカンマをつける等）などが必要になる点に留意する

5. すべての役職を追加後、右上の「保存」をクリック

従業員情報の整理

デフォルト項目一覧

• クラウド給与を利用中の場合、「クラウド給与との連携可否」が◯の項目については、クラウド人事管理での管理が必要となる。
  • これらは、クラウド人事管理の項目・クラウド給与の項目いずれも存在するが、クラウド給与からクラウド人事管理にはデータ連携ができないため、システムの関係上において上流にあるクラウド人事管理で管理する必要がある。

従業員項目（会社独自の項目）

• 内容は、次の【従業員項目設定】を参照

従業員項目設定

※基礎情報シートに従って登録を進める

MFクラウド人事管理『従業員項目』の概要

• 『従業員項目』とは「従業員」画面にデフォルトで用意されていない従業員情報（＝会社独自の項目）をクラウド人事管理に登録する際に使用する機能。

• 従業員項目の構成要素には『カテゴリー』と『従業員項目』が存在する
  • クラウドスタディの画面キャプチャは一部表記が古いので注意

• カテゴリーは、「単価」と「単価以外の項目」に大別される。
  • 「単価」カテゴリーに属する従業員項目は、クラウド給与と連携可能（ただし、連携のためには後述する「従業員項目」のクラウド人事管理での設定が必要）
  • 「事業者設定項目（新規作成したカテゴリー）」の中に作ったカテゴリーに属する従業員項目は、クラウド給与と連携不可

従業員項目（「事業者設定項目」カテゴリー内部）の追加

項目の追加方法

1. メニューから「設定」を選択＞「従業員」＞「従業員項目」を選択＞「追加」をクリック

1. 「カテゴリー名」を入力>「従業員項目を追加」をクリック

1. 基礎情報シートにしたがって必要な情報を入力、選択する。
   1. データ形式は、「文字列」「ファイル」「日付」「数値」を選択可能。
      1. 「ファイル」について、登録できるファイル形式はこちらのガイド を参照
      2. 補足が不要な場合は空欄とする。
         1. 「補足」の内容は、「従業員情報」画面を編集時のほか、従業員が申請する手続きのフォームにも表示される。

7. さらに追加する場合は、「従業員項目を追加」をクリックする。

-13. 「カテゴリー名」「従業員項目」が有効になっていることを確認し、「保存」をクリックする。

作成したカテゴリーや従業員項目を使用しなくなった場合

• 作成したカテゴリーや従業員項目は削除することはできないため、作成したカテゴリーや従業員項目を使用しなくなった場合は、「設定」＞「従業員項目」＞「編集」画面より該当カテゴリー、項目を無効にする。

「単価」カテゴリーへの項目追加

項目の追加方法

1. メニューから「設定」を選択＞「従業員」＞「従業員項目」を選択

1. 「単価」の「編集」をクリック>単価を追加する給与形態の「従業員項目を追加」をクリック

5. 「従業員項目名」と「補足」を入力し、「保存」をクリック
   1. 基礎情報シートにしたがって各種従業員項目を設定しておく
   2. 「補足」は従業員の履歴情報の編集画面に表示される

作成した単価を使用しなくなった場合

• 「設定」＞「従業員項目」＞「編集」画面より該当項目を無効にする。

一度作成した単価項目を、削除することはできない。

マネーフォワード クラウド給与への連携方法

• 「単価」カテゴリーに追加した従業員項目をクラウド給与に連携する場合は、クラウド給与で同じ名称の支給項目を登録する必要がある
  • クラウド給与の操作や連携に関する注意事項については、こちらのMFガイド を参照。

「単価」カテゴリーに独自に通勤費項目を追加・連携しても、課税・非課税の判定はできない。

従業員登録

本作業ははじめてクラウド人事管理を導入し、既に在籍している従業員情報をDB登録するステップを対象としている。導入後の新入社員登録作業は、【マネーフォワードクラウドの使い方_入社手続き】参照

※基礎情報シートに従って登録を進める

従業員情報の登録

基礎情報シートの作成

• 顧客から受領した資料等に基づき、基礎情報シートに従業員情報を入力する。

ブラウザ画面上で登録する方法（導入時は利用しない）

• 導入時は利用しないため割愛（方法については通常時を参照）

CSVで登録する方法

• テンプレートをダウンロードする

• 追加用データを作成する

作成したデータをインポートする

1. 「従業員の一括更新（CSVインポート）」画面へもどり、「ここにファイルをドラッグまたはファイルを選択」から、作成したインポート用従業員情報CSVファイルをアップロード＞表示されるファイル内容を確認し、「追加」をクリック

情報更新メンバーと新規追加メンバーがいる場合、それぞれで2回に分けでCSV取込をした方がエラーが出にくいので、ULが上手くいかない場合は試してみる

従業員情報の編集（修正）

基礎情報シートの作成

• 顧客から受領した資料等に基づき、基礎情報シートに従業員情報を入力する。

ブラウザ画面上で編集する方法（導入時は利用しない）

• 導入時は利用しないため省略（方法については通常時を参照）

CSVで編集する方法

• 従業員情報をCSVでエクスポートする

• エクスポートしたデータを修正する

• 修正したデータをインポートする

権限を設定する

※基礎情報シートに従って登録を進める

権限とは

• 権限とはクラウド人事管理上で機能や情報にアクセスできる範囲のこと。
  • 権限の範囲に応じてロールを作成し、従業員へ割り当てることで、従業員が必要な機能にアクセスできるようになる。
  • 権限の設定はロールの作成→ロールの割り当ての順で行う。

ロールの作成

1. メニューから「設定」を選択＞「権限」から「ロール」を選択

3. 「作成」をクリック

4. 「ロール名」を入力
   1. 最初に、全従業員に割り当てる「人事労務スタッフ用（ここでは与える権限の最も低いポジションを前提とする）」権限を作成する。

5. クラウド人事管理の利用用途にあわせて各権限を設定する。
   • 申請フォーム、雇用契約書の書類機能での締結、を使用するため、MKとしては原則すべての権限を設定する。
   • 以下、利用目的に合わせて①～③の設定方法を記載する。

6. すべての項目を選択後、右上の「作成」をクリックする。
   1. ロール名が空欄の場合クリックできない。

7. 同様に必要に応じて「人事労務マネージャー用」等、必要なロール（権限）を作成する。
   1. ロールは作成（編集）日が新しい順に表示され、並び順変更は不可。
   2. ロールの設定例は、ロールの設定例を参照。

ロールの割り当て方法①[クラウドスタディと異なる方法]

1. サイドメニュー「設定」＞「ユーザー」をクリック＞右上の●●●ボタンよりプルダウンで「編集」をクリック

3. 「ロール」で、プルダウンのリストから「ロールの作成」で作成した権限のうち追加したい権限を選択し、「保存」をクリック
   1. 複数のロールを割り当てられている場合は、強い権限が優先される
   2. その他、ロールの割り当てについては、申請を設定する＞「一般従業員権限」以外のロール（権限）の割り当て」を参照。

前述のとおり、ロールの割り当て対象は、労務データに関わる人事労務スタッフやマネージャーであり、通常の従業員や、全ての権限を有する社長などには割り当てない（機能として割り当てることもできない）

ロールの割り当て方法②[クラウドスタディの方法]

1. メニューから「設定」を選択>「権限」から「割り当て」を選択

1. 「全ユーザーに割り当てるロール」の「編集」をクリックする。

7. プルダウンのリストから「ロールの作成」で作成した「一般従業員用」の権限を選択し、「保存」をクリックする。
   1. 全権限管理者や上長権限などより強い権限のロールを割り当てられている場合は、強い権限が優先される
   2. 「一般従業員用」以外のロールの割り当てについては、 3．申請を設定する＞「一般従業員権限」以外のロール（権限）の割り当て」を参照。

従業員の過去の履歴情報を登録する※必要な場合のみ

• MK標準では利用しないため省略

申請機能を使う

申請機能とは、従業員からクラウド人事管理などに登録する情報を集めるために使用する機能であり、ファイル添付なども可能。デフォルトでクラウド人事管理にない項目は従業員項目として追加することができる。ただし、申請で収集した情報のうち、クラウド人事管理にない項目（例：クラウド給与独自の項目）については、直接システム反映できないため、個別入力が必要。

基本的にこの作業がMK初期導入時に必要になることは稀であり、入社手続き、退社手続き、異動手続きで主に活用される。
※参考：MFマニュアル（申請画面、申請のフォーム画面、ワークフロー画面）

本機能は、マネーフォワード IDに従業員情報が紐付いていないと表示できない。よって、本作業を行う場合、自身のアカウントを従業員と組織 から従業員登録した上で作業を実施する必要がある。

申請を飛ばすために、先に従業員メアド等最低限の情報を登録しておく必要がある

申請を設定する

申請機能はワークフローと紐づけない限り使えないため、ワークフローの作成は必須となる

ワークフロー（承認経路）の作成

1. メニューから「設定」を選択＞「申請」から「ワークフロー」を選択

1. 「ワークフロー」画面に遷移するので、右上の「新規作成」をクリック>「ワークフロー名」を入力

5. 「＋」マークをクリックし、「ステップを追加」を選択してワークフローステップを入力する。

6. 情報を登録したら「>>」マークをクリックして画面を閉じる。

0. ステップを追加する場合は、「＋」マークをクリックして、同様に登録する。

1. ワークフロー経路内で条件分岐を行う場合、「＋」マークをクリックして、 「条件分岐を追加」を選択する。
   1. 条件分岐を追加しない場合は、「登録」をクリックするこの先の手順まで進む。

1. 5と同様の手順で「＋」マークをクリックし、ワークフローステップを入力する。
   1. 条件分岐内にステップが1つもない場合、エラーが発生するため必ず1つはステップを設定する。

1. すべてのステップの登録が終わったら、右上の「登録」をクリックする。
   • 必須登録項目が登録されていない場合エラーリストに表示されるので、内容を確認しワークフローへ反映する（必須項目が登録されていない場合は、ワークフローは登録できない）。

1. 「シミュレーション」をクリックすると、申請者ごとのワークフロー画面イメージを確認することができるので、確認の上、ワークフローを修正する場合は「修正」から行う。

申請のフォーム作成

MK標準作業においては、入社時の必要情報は網羅的に全情報を対象とした上で、従業員項目で必要な収集対象情報を追加する（基礎情報シート参照：扶養控除申告書）

1. メニューから「設定」を選択>「申請」から「申請のフォーム」を選択>「作成」をクリック

1. 「フォームの作成」画面に遷移するので、必要な情報を入力する

1. 必要な項目をすべて設定し、画面下部の「作成」をクリックする。

1. 「（フォームのタイトル）」を作成しました。」とメッセージが表示され、申請のフォームが保存される。

7. 三点リーダー（●●●）をクリックし、表示されたメニューから「ワークフローを適用」を選択する。

1. 「編集」をクリック>適用するワークフローを選択し、「保存」をクリック
   • 「追加」をクリックすると複数のワークフローを選択することができる。

申請を検証する

検証に使用するワークフローを選択する

• 検証を行う担当者（MK受託の場合はMKスタッフ）が承認者となるワークフローを選択する

検証用に使用する申請のフォームを選択する

• 「申請のフォームの作成」で作成した申請のフォームの中で、実際に検証に用いるものを選択し、検証用のワークフローを適用する

申請の提出依頼

• サイドバーメニューから「申請」を選択
• 画面右上の「作成」をクリック
• 「申請内容を選択」画面へ遷移するので、申請内容を選択し、「次へ」をクリック
  • 申請の選択：検証用に用いる申請のフォームを選択
  • 申請の手段：「従業員へ提出依頼」を選択

• 「従業員を選択」画面へ遷移したら、検証する方を選択（複数人選択可）し、「確認」をクリック
  • 検索ボックスに情報を入力して検索を行うことや、「詳細検索」から複数の条件を指定して検索することができる

• 「内容確認」画面が表示されるので、送信する内容を確認し、画面下部の「提出依頼」をクリック

• すると、提出依頼が実行され、提出依頼先のアカウントの「申請」＞「やることリスト」＞「提出」画面に申請が追加される

• 従業員に以下のようなメールが届く

• 提出依頼の操作はこれで完了となるが、申請を承認した場合、検証の最後で従業員情報から申請した各データを削除する作業が必要になる。
  • 空欄で作成した場合でも削除操作が必要。

申請の削除

• 「申請のフォームの作成」で作成した申請のフォームの中から削除対象の申請を選ぶ>「削除」をクリック

• 「申請を削除」画面が表示されるので、「削除」をクリック
  • 申請を依頼したすべての方の申請画面から削除される

申請の提出（従業員側の作業）

• メニューから「申請」を選択＞画面右上の「作成」をクリック

• 「申請内容を選択」画面へ遷移したら、「申請」と「申請の手段」を選択し、「次へ」をクリック
  • 申請の選択：検証に用いる申請のフォームを選択
  • 申請の手段：「ご自身の身上情報を申請」を選択
    • 管理者権限のないアカウントでログインしている場合は、「申請の手段」は表示されない。

• 「申請内容を入力」画面に遷移したら必要事項を入力し、画面下部の「確認」をクリック

• .「申請内容を確認」画面に遷移したら、承認者と内容を確認し、「提出」をクリック＞申請が提出される

申請の承認

• メニューから「申請」を選択＞ 「やることリスト」＞「承認」から確認する申請をクリックし、詳細画面を開く

• 「申請詳細」画面に遷移したら、画面をスクロールして申請内容を確認し「承認」をクリック
  • 「差戻し」する場合、差戻しをクリックし、表示された画面で「差戻しコメント」を入力し、「差戻し」をクリック
    • 差戻しを行った場合、申請者が内容を修正して再申請できる。

• 適用開始日を選択し、「承認」をクリック＞申請が承認される

履歴追加の確認

この作業では承認した申請内容が従業員情報へ反映されていることを確認する。

• 「従業員」画面で自身を選択

• 申請された情報が含まれるカテゴリーの「詳細」をクリック＞承認した適用開始日の履歴が作成されていることを確認する
  • 前述のとおり、ここでの適用開始日は入社日より前で問題ない（従業員データとしての入社日は正確な日付である必要あり）

検証用の履歴の削除

• 詳細はMF公式マニュアルも参考にする

• 「従業員」画面で自身を選択＞申請された情報が含まれるカテゴリーの「詳細」をクリック

• 検証で追加された履歴の「削除」を選択

• 削除に関するメッセージが表示されるので内容を確認し、「削除」をクリック

従業員向け操作マニュアル/動画・メールの作成・周知

従業員向け操作マニュアルを作成する

• 特段ひな型に変更は加えずに、導入時に顧客に共有する。

従業員に周知する

• 全作業のコンテンツを使って周知する

従業員を招待する

クラウドスタディの「1）マネーフォワード IDとログイン許可を設定する」は既に管理コンソールから登録されている前提で省略している。

従業員へ招待メールを送信する　※マネーフォワード IDがメールアドレスの場合のみ

ここでは画面上で登録する方法を記載している。CSVデータで登録する方法もあるが、使用しないため省略している。
また、MK標準作業ではメールアドレスの利用を前提としている

• マネーフォワード IDとログイン許可を設定する
  • ※マネーフォワード IDは「メールアドレス」または「ログインID」で設定するため、いずれかを事前に準備する。

• 従業員へ招待メールを送信する

従業員へ招待メールを再送信する　※マネーフォワード IDがメールアドレスの場合のみ

マネーフォワード クラウド人事管理に招待された場合、招待メールが手元になくてもログインすることが可能だが、下記の手順で招待メールを再送することも可能。

1. 「従業員」画面を開き、招待メールを送信する従業員にチェックを入れる

2. 「一括操作」をクリックし、プルダウンより「招待メールの送信」を選択。

1. 「招待メールの送信」画面に表示されたメッセージを確認後のうえ、「送信」をクリック

従業員にログイン情報を伝達する※マネーフォワード IDがログインIDの場合のみ

1. 従業員へログインに必要な情報を伝え、ログインの実施を依頼する。

書類を作成・検証する

基本的にこの作業がMK初期導入時に必要になることは稀であり、入社手続き、退社手続き、異動手続きで主に活用される。

書類機能を使うと、雇用契約書などを新入社員との間でかわすことが可能。クラウド人事管理システムの裏側では、クラウド契約が連携して動いている。また、テンプレート機能と従業員項目（可変項目）を組み合わせることで、契約書などが作りやすくなる。

書類を飛ばすために、先に従業員メアド等最低限の情報を登録しておく必要がある

書類の作成

• サイドメニューから「書類」を選択＞「作成」をクリック

• テンプレートと対象の従業員を選択する。（複数選択可）
  • 「対象の従業員」は、検索して選択または社員番号を入力して選択することができる。（複数選択可）

• 「作成」をクリック＞「基準日」「フォルダ名」を以下の通り選択・入力し、「作成」をクリック
  • 基準日：いつ時点の従業員情報をテンプレートに反映するか⇒入社日
  • フォルダ名：作成した書類が保管されるフォルダ名⇒〇年〇月〇日入社

• 書類が作成される。
  • 「未送信」タブから書類名をクリックすると、書類をダウンロードまたは印刷することができる。

従業員の追加

• メニューから「書類」を選択

• 書類を追加するフォルダを選択

• 右上の「対象の従業員を追加」をクリック

• 従業員の追加画面へ遷移するので、追加する従業員を選択
  • 従業員を検索して選択するか、社員番号を入力して選択することができる。（複数選択可）

• 右上の「保存」をクリックすると、「未送信」フォルダに書類が追加される

変更内容の反映

• 書類に反映される従業員情報を更新する（例として従業員の氏名を変更）

• メニューから「書類」を選択

•  変更を反映する書類が保管されているフォルダを選択

• 「未送信」タブを選択
  • 送信済みや締結済みの書類の内容を変更することはできない

•  変更を反映する書類右の3点リーダーをクリックし、「再作成」を選択

• しばらく待つと「書類を作成しました。」とメッセージが表示され、最新の情報が書類に反映されるので、書類を表示し、変更内容が反映されていることを確認する。

書類の電子締結

電子締結する場合の書類は、従業員＞本人情報＞基本情報 に登録されている「個人メールアドレス」宛に送信されるので、書類を送信する前に必ず「個人メールアドレス」を登録する。

• メニューから「書類」を選択＞送信する書類が保管されているフォルダをクリック

• 「未送信」タブを選択＞ 書類の一括送信をクリック＞表示メッセージを確認後、「送信」をクリック

• 送信した書類が「相手方確認中」タブに移動したことを確認
  • 書類を送信した従業員には、以下のメールが届くので、「▼内容を確認し、電子署名を行う」からURLを開き、電子締結を行う。

書類のアーカイブ

• メニューから「書類」を選択＞検証で使用したフォルダの右側にある縦三点リーダーをクリックし、「アーカイブ」を選択

• .画面左下に「フォルダをアーカイブしました。」と表示され、検証用のフォルダが非表示になったことを確認する

書類を利用開始する

個人メールアドレスの確認

書類の電子締結を行うためには、従業員に「個人メールアドレス」が登録されている必要がある

• 「従業員」画面で従業員に「個人メールアドレス」が登録されていることを確認する
  • 全権管理者以外に、労務担当者・総務担当者などの一般管理者も書類機能を利用する場合、一般管理者として招待する

その他MFシステム[労務系]の使い方ガイド（導入時操作方法、初期設定マニュアル）

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