マネーフォワードクラウド経費｜使い方ガイド【会計士監修 最新マニュアル】

クラウド経費でできる便利な機能

• レシート内容の自動読み取り
• スマホアプリで経費申請（証憑の添付など）・承認
• 経費精算額の集計（振込データの作成などI）
• ワークフローの設定
• 新機能など新着情報はコチラ

クラウド経費を使った作業の流れイメージ

事前‧各種申請

経費精算申請

• 経費登録は、発生の都度行い、申請は月次や週次などにまとめて行う流れが一般的

経理業務

クラウド経費の権限

• 管理 … 各種設定及び、支払処理や仕訳データ出力など経理業務が可能
• 承認 … 申請や承認が可能
• 一般 … 申請が可能

• 詳細はMF公式サイト参照

クラウド経費の料金体系

• クラウド経費は基本的に、一定人数を超えると利用人数に応じて課金される「アクティブユーザー数課金」となっている。
  • アクティブユーザー＝権限が⼀般で、その⽉に経費明細の登録、申請(経費申請、事前‧各種申請‧仮払申請)の作成を⾏ったユーザー
    • 権限が「管理」「承認」のユーザーは、操作を行わない場合でもアクティブユーザーとなる。
  • 利用中のプランは　管理設定＞事業者設定＞プラン、よりご確認できる
• アクティブユーザーのカウントは当⽉末までの積算で算出される。
  • クラウド経費を利用したアクティブユーザーは「プラン」画面の「利用履歴」タブより確認できる

• 詳細はMF公式サイト参照

[設定]事業者設定

事業者情報の設定

• 「管理設定」＞「事業者設定」＞をクリック

• 「基本設定」＞「事業者設定」の「編集」をクリックして事業者名を入力＞「保存する」をクリック
  • 「事業者番号」は自動で決まる

チャットサービス連携（slack・chatworks）

• クラウド経費はslackやchatworksで通知を送ったりできる連携機能がある（LINE/LINE WORKS、TEAMS、Messangerには非対応）

社内お知らせ設定

• クラウド軽費には社内アナウンスのための機能がある

[設定]経費機能設定

経費明細で使用する税区分設定

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定から「科目・税区分」画面で税区分タブを選択

• 「税区分」画面の「表示設定」で使用するチェックボックスにチェックを入れる

経費申請で使用する勘定科目・補助科目設定

勘定科目・補助科目の新規作成

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定から「科目・税区分」画面で「勘定科目」タブを選択

• 「新規追加」をクリック＞「勘定科目」または「補助科目」を選択＞「勘定科目を追加」または「補助科目を追加」画面で必要事項を入力して保存

勘定科目・補助科目の設定変更

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定から「科目・税区分」画面で「勘定科目」タブを選択

• 勘定科目画面で設定変更する勘定科目または補助科目の「編集」をクリック＞「勘定科目を編集」または「補助科目を編集」画面で設定内容を変更して保存

クラウド会計等との勘定科目・税区分連携

この連携設定をすると勘定科目・補助科目・税区分などのマスタと仕訳が連携できる

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定＞「基本設定」画面をにある「会計サービス連携」の右上の「編集」をクリック

• 連携先サービスから「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」を選択し、「仕訳の連携」で「連携する」にチェックを入れて保存する
  • 例外的に仕訳データ化しないときは連携チェックを外す

経費科目の設定

勘定科目がわからないユーザーに対して、勘定科目「旅費交通費」ではなく経費科目名称「電車」「バス」のようなわかりやすい名称を使用できるようにするための設定。（バスを選ぶと自動的に旅費交通費としてシステム処理される）

デフォルトでいくつか入っている「経費科目名称」は編集可能だが、削除不可。

経費科目の新規作成（ブラウザ）

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定から「科目・税区分」画面で「経費科目」タブを選択

• 「新規追加」をクリック＞「経費科目の追加」画面で必要事項を入力して保存する

経費科目の新規作成・更新（CSV）

• CSVサンプルをダウンロードするか、既存情報CSVをエクスポートする

• インポートボタンより、必要な情報を入力したCSVをアップロードする

勘定科目・補助科目の設定変更

• サイドバー「管理設定」＞経費機能設定から「科目・税区分」画面で「経費科目」タブを選択

• 経費科目画面で設定変更する経費科目の「詳細」をクリック＞編集ボタンから編集した後に保存

支払口座の設定

※クラウド給与に連携させて、給与と併せて振り込むフローを前提とするため所略

仕訳の設定

作成中

[設定]組織の登録・設定

部門・役職・プロジェクトの概要

• 部門は、計上部門（経費申請時の費用負担部門）やワークフローの設定、部門毎の費用の分析などに利用される
• 役職は、承認権限の管理やワークフローの設定などに利用される
• プロジェクトは、プロジェクト毎の費用の分析などに利用される

部門

ブラウザでの入力

• サイドバー「管理設定」＞組織＞部門＞新規追加＞必要事項を入力して「保存する」をクリック

他社会計ソフトと連携する場合、「部門名」や「コード」が、会計ソフト側の名称やコードと完全一致している必要がある点に注意

CSVでの取込

• CSVサンプルをダウンロード（エクスポート）するか、既存情報CSVをエクスポートする

• インポートボタンより、必要な情報を入力したCSVをアップロードする

役職

この機能を使って、「承認ルート」を設定する際に、「マネージャー以上」のような設定にすると、対象の役職に設定されている優先度低い（数値の大きい）役職順に承認者がセットされる。

承認ルートにおいては、下位の役職に設定したメンバーが優先され、承認者として割当がされる

ブラウザでの取込

• サイドバー「管理設定」＞組織＞役職＞新規追加＞必要事項を入力して「保存する」をクリック

CSVでの取込

• CSVサンプルをダウンロード（エクスポート）するか、既存情報CSVをエクスポートする

• インポートボタンより、必要な情報を入力したCSVをアップロードする

プロジェクト

• サイドバー「管理設定」＞組織＞プロジェクト＞新規追加＞必要事項を入力して「保存する」をクリック

会計ソフト連携時は、「プロジェクト名」や「プロジェクトコード」は会計ソフト側の名称やコードと完全一致しなければならない。（MFクラウド会計を利用している場合、名称のみでよい）

MFクラウド会計を利用している場合、プロジェクトは「摘要欄」に出力可能となる

[設定]ワークフローの登録・設定

ワークフローの概要

• ここで作成したワークフローの名称が「ワークフロー割当」で従業員に割り当てるときの名称となる

承認ルートの登録

• サイドバー「管理設定＞ワークフロー設定＞「承認ルート」タブ＞新規追加＞入力後に保存

ワークフローの登録

ブラウザ上での登録

• サイドバー「管理設定」＞ワークフロー設定＞ワークフロー＞新規追加＞入力後に保存

CSVでの登録

• CSVサンプルをダウンロード（エクスポート）するか、既存情報CSVをエクスポートする

• インポートボタンより、必要な情報を入力したCSVをアップロードする

ワークフローの割り当て（次のステップで実施）

※作成した「ワークフロー」を申請書毎に各従業員に割り当てる作業だが、本作業は従業員登録後に実施する必要があるため省略

[設定]従業員の登録・設定

従業員一覧での登録・設定

ブラウザでの登録

• サイドバー「管理設定」＞従業員＞従業員一覧＞従業員追加＞「新規招待」をクリック＞必要事項を入力したら保存＞追加した従業員の「編集」をクリックして各項目を設定したら保存する
  • 番号：会計ソフトや基幹システムと連携する場合は、会計ソフト等の社員番号を登録（空白の場合は自動採番）するが、この番号は、会計ソフト等のコードと連携する場合に完全一致している必要がある
  • 所属部門は「部門管理」で設定した部門情報から選択できる
  • 役職は「役職管理」で設定した役職情報から選択できる
  • 権限は「権限なし（ログインできない）」～「管理（全ての操作が可能）」から選ぶ
  • 優先順は、承認ルート設定時に部門や役職で承認者を設定した場合、優先順の数値が低い従業員が承認者として自動で選択される
  • 従業員追加時に招待メールを送信にチェックを入れると、「保存する」をクリックした際にメールが送信されるので、先に従業員のセットアップを済ませてから招待メールを送りたい場合は、チェックを外す必要がある

CSVでの登録

• CSVサンプルをダウンロード（エクスポート）するか、既存情報CSVをエクスポートする

• インポートボタンより、必要な情報を入力したCSVをアップロードする

ワークフローの割り当て

• サイドバー「管理設定」＞従業員＞ワークフロー割当＞申請書を選択して設定を行う従業員の「編集」をクリック＞各項目を設定し、「更新する」をクリック
  • 承認が不要な場合は自動承認を「する」にすると、申請と同時にステータスが「承認済み」となる

利用経費科目

従業員ごとに利用できる経費科目を設定する

• サイドバー「管理設定」＞従業員＞「利用経費科目」＞設定を行う従業員の「編集」＞利用させる経費科目にチェック
  • チェックがついている経費科目が、経費登録画面に表示される
    • チェックを入れられない経費科目は「利用可否」が「利用しない」になっている経費科目であるため、利用する場合は「経費科目」にて「利用する」に変更する必要がある
  • 「インポート」ボタンから、複数の従業員をまとめてCSV登録することも可能（CSVサンプルをダウンロード後に編集してアップロード

申請タイトル

各従業員に申請書ごとの申請タイトルの初期値を設定する

• サイドバー「管理設定」＞申請タイトル＞申請書を選択し、設定を行う従業員の「編集」をクリック＞各項目を設定して「更新する」をクリック
  • タイトルの初期値は、「年月」「申請種類」設定されている
  • 「基準日」を設定することで、10日までに申請を行ったら前月が表示され、10日以降は当月が表示される、といった制御も可能
    • 初期値は「作成日が当月の25日以前であれば前月の月名が入り、26日以降であれば当月の月名が表示」される

[運用_従業員(申請者)]経費申請

本マニュアルは、実際に経費を立て替えて、それらを申請する従業員（役員がクラウド経費を使用して申請する場合も同様）における作業を対象としている

経費登録から承認者に対する申請までの流れのイメージ

ここでは立替払いした経費の精算を行うための申請ステップを説明する

クラウド経費では、PC・スマホのどちらで経費明細登録や申請ができる

• 作業イメージは以下を参照するが、「最初に経費精算申請のハコを作って、それぞれに経費明細を貯めていくステップ」が比較的理解しやすい。

申請者による経費登録・経費精算申請の具体的な作業ステップ

• 最初に経費申請のハコをつくるときは、サイドバー「経費精算」＞遷移先画面の「新規申請」をクリックする
  • 例えば1月に入って、最初に1月分の作業をするときは、まだハコがないので、最初にハコをつくる
  • 他方で、例えば既に12月のハコがつくってあり、その中に新たな明細を追加するときは、既に登録していある経費精算の「編集ボタン」をクリックしさ作業する

• 次に「タイトル」欄の部分にハコの名称を入力する（例：20XX年3月経費申請）
  • 例に記載した[20XX年3月経費申請]という名称の場合、「3月に申請した分」を意味するので3月になって、2月に立て替えた経費を3月分のハコに含めることもできる（ただし、なるべく、その月の分の経費は後から申請しない方が、会社に迷惑がかからないことが多い）

• 経費精算申請のハコをつくったら、続けて明細を作成してハコの中に入れていくため、「経費明細を登録する」の下にあるいずれかをクリックして、実際に明細を作成していく（基本的に、頻繁に使うことになるのは「領収書」の箇所であることが多い）
  • このタイミングで、経費精算申請のハコだけ作って作業を完了するのであれば、下部の「下書きを保存する」をクリックすれば、次回は、このハコが出来た状態から中に明細を入れていけばよい。いったん、空のハコを作る作業はここで終了。

• 経費明細を登録する（WEBまたはスマホで作成する、以下のいずれかより作業方法を確認する）

• 必要に応じて申請内容を編集する
  • サイドバー「経費精算」＞申請一覧のタブより、編集したい明細を選んで編集する（チェックマークにチェックをつけて一括処理も可能）

• 承認者を確認して、「内容を確認する」をクリック＞申請するをクリック

申請者による経費明細・申請の削除・取消し

• 詳細はMF公式マニュアルを参照する

[運用_承認者]経費精算申請の承認

本マニュアルは、従業員（役員）から立替経費の申請があった場合に、経理担当者などが承認する作業を対象としている
※承認には、経費精算、事前・各種申請、仮払申請、の承認があるが、ここでは経費精算のみを対象とする

WEBでの承認・差戻し

• 「承認」メニューから、「経費精算」または「事前・各種申請」のいずれかをクリック

• 承認を行う申請の「内容確認」をクリック＞内容を確認して、問題なければ「承認する」クリック
  • 承認したい申請が表示されない場合は、「検索条件」欄の日付やステータスを変更しての検索する

• 差し戻す場合は、「差し戻す」をクリック＞「差し戻し先の選択」項目で差し戻し相手を選択
  • コメントを入力すると、申請の「チャット欄」で相手に届く

その他MFシステム[経理系]の使い方ガイド（操作方法、初期設定マニュアル）

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